¿Qué es un PMS de hotel? Levante la mano si no se ha hecho esta pregunta al menos una vez. Si administra un hotel y está buscando información sobre cómo funciona un PMS de hotel, este artículo es definitivamente para usted.
El desarrollo de la actividad de una estructura hotelera ha evolucionado considerablemente a lo largo de los años, tanto desde el punto de vista del desarrollo tecnológico como desde el de la reducción de los recursos humanos empleados . En el mercado de las reservas online hay cada vez más OTA y, para contener costes y mejorar la agilidad organizativa, muchos hoteles han reducido su plantilla. Estos y otros aspectos han provocado una creciente necesidad de soluciones tecnológicas que faciliten y hagan más eficiente la gestión hotelera.
Y es precisamente en este contexto donde cae el papel de un PMS para hoteles. En este artículo, entendemos juntos qué es un PMS de hotel, cómo funciona y qué soluciones hay disponibles.
- PMS para hoteles: ¿que es? El significado de PMS
- ¿Quién puede utilizar el software PMS para hoteles?
- ¿Cómo hacer que el PMS de un hotel funcione al máximo?
- Los diferentes tipos de PMS para hoteles
- La importancia de tener un PMS de software en la nube
- Un PMS como sistema de gestión hotelera para hoteles independientes
PMS para hoteles: ¿que es? El significado de PMS
Antes de entrar en detalles, es importante aclarar un concepto principal: ¿qué es un PMS? ¿Cuál es el significado de este término?
Un PMS es un software que permite a los hoteles administrar la asignación de habitaciones, los procedimientos de check-in y check-out, facturación, contabilidad y tasas de ocupación. Por tanto, un PMS hotelero representa una herramienta de importancia estratégica , ya que es utilizada por la mayor parte del personal en la gestión de un hotel.
El acrónimo PMS deriva del inglés “Property Management System” (literalmente “property management system”) y es muy apropiado si pensamos en las múltiples funciones que este software puede realizar en la gestión de un hotel.
El mundo de los PMS para hoteles es variado, y es importante comprender cuáles son los puntos de partida y objetivos de este software para luego profundizar en las características específicas y comenzar a comprender cuál puede ser la más adecuada para tu negocio.
¿Quién puede utilizar el software PMS para hoteles?
Aunque la mayoría de las herramientas utilizadas en un hotel solo benefician a algunas cifras concretas, como mencionamos, un PMS de hotel es un software útil para todo el personal del hotel. Averigüemos qué sectores y profesionales pueden beneficiarse de un software PMS en el desarrollo de su trabajo.
Oficina frontal
Al utilizar un PMS de hotel, el personal de recepción de un hotel puede optimizar todo el proceso de reserva , desde el momento de la solicitud (vía walk-in, OTA u operador turístico) hasta el envío del correo electrónico de confirmación, la asignación de la habitación y registro de invitado en el check-in.
Asimismo, el personal de recepción también puede aceptar y gestionar fácilmente solicitudes de cancelación o modificación de reservas, así como mejoras de habitación. A continuación, se detallan las principales actividades que puede realizar el personal de recepción gracias a un PMS para hoteles:
- Registro de datos de huéspedes y comunicación a las autoridades.
- Procedimientos de check-in y check-out
- Planificación y asignación de habitaciones
Limpiadores
Un alto nivel de limpieza juega un papel vital para garantizar la satisfacción de los huéspedes. Cuando una habitación queda libre, el personal de recepción puede informarlo, a través del PMS, a los limpiadores para que puedan prepararlo para el próximo huésped. Una vez realizada la limpieza, el empleado o supervisor puede indicar la habitación como “marcada” (y por lo tanto lista para ser ocupada) directamente a través del PMS del hotel.
Este intercambio de información permite al personal de recepción saber de forma rápida y precisa qué habitaciones están listas y, por tanto, ofrecer a los huéspedes un procedimiento de check-in más rápido. Además, un PMS de hotel también se puede utilizar para planificar las actividades de limpieza con anticipación , asignar asistentes específicos y monitorear su finalización.
Gerente del hotel
Un gerente de hotel es responsable de la gestión y administración general del hotel. Esta responsabilidad requiere una adecuada planificación estratégica y económica por parte del director para asegurar el éxito del negocio.
Precisamente por ello, las funciones de un software PMS hotelero son muy importantes para optimizar y simplificar la agregación de la información y los datos necesarios. Un PMS, de hecho, puede proporcionar al director una serie de informes en los que basarse para tomar decisiones más informadas y eficaces. Entre los informes que puede generar un PMS solemos encontrar:
- Informe de tasa de empleo
- Informe sobre el avance de las reservas
- Informe de facturación
- Informe sobre la duración media de las estancias
- Informes contables y fiscales
¿Cómo hacer que el PMS de un hotel funcione al máximo?
Ahora que tenemos más claro la centralidad de un PMS para hoteles y cuántos departamentos de una estructura hotelera pueden beneficiarse de él, es hora de comprender en la práctica cómo utilizar un PMS . La pregunta que debemos hacernos es la siguiente:
¿Cómo puedo aprovechar al máximo el PMS de mi hotel?
Y la respuesta es: ¡integrándolo con las herramientas adecuadas! De hecho, existen una serie de funciones complementarias que, combinadas con un PMS eficiente, pueden crear un sistema centralizado y automático con el que gestionar prácticamente todos los aspectos de su negocio hotelero. Esto es lo que son.